bonekoRGPD et fichier client : ce qu’un commerçant doit vraiment faire, simple et carré
Le RGPD fait peur aux commerçants — souvent à tort. Pour un fichier client de boutique, de restaurant ou de salon, les obligations réelles tiennent en quelques règles de bon sens : dire ce qu’on collecte, ne collecter que l’utile, laisser sortir qui le demande, et ne pas garder les données éternellement. Voici la version sans jargon, applicable dès cette semaine.
Ce que vous avez le droit de faire (et sur quelle base)
Le RGPD demande une « base légale » pour chaque usage. Pour un commerce, deux suffisent presque toujours. L’intérêt légitime couvre la gestion de la relation avec vos clients existants : tenir leur historique, gérer la carte de fidélité qu’ils ont demandée, leur écrire à propos de produits analogues à ce qu’ils achètent déjà. Le consentement est requis dès que vous prospectez par e-mail ou SMS des personnes qui ne sont pas encore clientes, ou pour tout usage qui sort de la relation attendue (partenariats, publicité ciblée). La règle pratique : ce qu’un client trouverait normal relève de l’intérêt légitime ; ce qui le surprendrait exige son accord explicite.
Les durées de conservation, en clair
C’est le point le plus ignoré — et le plus simple à corriger. Les repères admis : prospects (jamais clients) : 3 ans après le dernier contact de leur part, puis suppression ou anonymisation. Clients actifs : pendant toute la relation commerciale, plus les durées légales pour les pièces comptables (les factures, elles, se gardent 10 ans — mais dans votre comptabilité, pas dans votre outil marketing). Après une demande de suppression : sans délai, sauf obligation légale de conserver certaines pièces. Un fichier vivant est un fichier qu’on purge : une fois par an, sortez les contacts morts depuis 3 ans.
Ce qui est carré, ce qui ne l’est pas
- Une phrase d’information au moment de la collecte : « Vos coordonnées servent à gérer votre fidélité et à vous informer de nos offres — désinscription à tout moment »
- Une case à cocher (non pré-cochée) pour les communications marketing
- Un lien de désinscription dans chaque e-mail, et une exécution immédiate des demandes
- Un registre des traitements simple (une page : quelles données, pourquoi, combien de temps, qui y accède)
- Des accès protégés : mot de passe, pas de tableur qui circule par e-mail
- Acheter ou échanger des fichiers d’e-mails « qualifiés » sans consentement vérifiable
- Pré-cocher la case marketing, ou conditionner la carte de fidélité à l’accord publicitaire
- Garder indéfiniment des contacts qui n’ont plus mis les pieds en boutique depuis des années
- Collecter « au cas où » (date de naissance, profession…) sans usage réel
- Ignorer une demande d’accès ou de suppression — c’est le motif de plainte n°1
La méthode : un fichier conforme par construction
La conformité manuelle est fragile parce qu’elle repose sur la mémoire. La méthode durable consiste à choisir des outils où le consentement est collecté au bon moment et tracé : quand un client active sa carte de fidélité ou répond à un questionnaire, il coche lui-même sa préférence de contact, datée et conservée. La désinscription est self-service, la purge des inactifs est un rapport plutôt qu’une chasse au tableur. C’est exactement ainsi que fonctionne le fichier client Boneko : chaque contact entre dans la base avec sa provenance et son consentement attachés.
Un fichier propre est un actif commercial ET une tranquillité d’esprit : vous pouvez lancer une campagne sans vous demander qui a consenti, répondre en cinq minutes si un client demande ses données, et dormir tranquille en cas de contrôle. La conformité cesse d’être un sujet le jour où elle est intégrée à l’outil.
Consentements tracés à la collecte, désinscription en un clic, provenance de chaque contact : avec Boneko, la conformité RGPD est le réglage par défaut.
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